ADAPTIS Business Informatik ZIHLMANN

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Ihr Business - Ihre Informatik

Informatik ist heute in vielen Kleinbetrieben ein unverzichtbares Mittel zur Durchführung von Routinearbeiten und deren Bedeutung zur effizienten Umsetzung von Geschäftsprozessen gewinnt stetig an Bedeutung. Obwohl vielfach nur als zusätzlicher Kostenfaktor wahrgenommen, kann eine intelligent eingesetzte Informatik ihren Beitrag zum Geschäftserfolg beitragen, sei es als Mittel zur effizienteren Durchführung der Geschäftsprozesse oder zur Verbesserung der Konkurrenzfähigkeit.

Kleinere Budget erfordern gezielten Mitteleinsatz

Ein Unternehmer im Gespräch mit Geschäftsfreunden: "Der verschwenderische Umgang mit meinem Informatik-Budget ist mir seit langem ein Dorn im Auge."

Kleine und mittlere Unternehmen sind meist mit relativ bescheidenen Informatik-Budgets ausgestattet. Dies muss kein Nachteil sein, sondern kann im Gegenteil zum effizienteren Einsatz der Mittel führen. Die Übersichtlichkeit kleinerer Organisationen ermöglicht eine gezieltere Planung des  Informatik-Einsatzes. Leider wird der Planungs-Phase oft zu wenig Beachtung geschenkt, was sich meist in hohen Folgekosten niederschlägt. Was anfänglich nach grossem zusätzlichem Aufwand aussieht, resultiert letztlich in einem zielgerichteten Einsatz der Mittel. Es ist durchaus lohnenswert, sich vor der Investition einige grundlegende Fragen zu beantworten und damit die Basis für den erfolgreichen Einsatz der Informatik zu sichern.

  •     Welche Geschäftsprozesse werden durch den Einsatz der neuen Mittel unterstützt?
  •     Welche Routinearbeiten werden durch den Einsatz der neuen Mittel unterstützt?
  •     Kann ich damit meine Konkurrenzfähigkeit verbessern?
  •     Werden die Abläufe dadurch einfacher und effizienter?
  •     Können meine Mitarbeiter die neuen Mittel optimal nutzen?

Diese einfache Prüfung auf Notwendigkeit und Nutzen bildet die Basis für den Investitionsentscheid und sollte in jedem Fall durchgeführt werden, denn nur bei einem gezielten Einsatz der Mittel darf man auch einen entsprechenden Gegenwert für das Unternehmen erwarten.

Zuverlässigkeit & Verfügbarkeit

Eine der meistgenannten Aussagen von Unternehmern gegenüber Informatik-Fachleuten lautet: "Das System muss einfach funktionieren. Die internen Zusammenhänge interessieren mich nicht".

Die zentrale Rolle für die Unterstützung der wichtigsten Geschäftsprozesse erfordert einen Grad an Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit, wie Sie es von anderen Dienstleistungen gewohnt sind. So könnten beispielsweise die wenigsten Betriebe mehr als einige Stunden auf ihr Telefon verzichten. Gleiches gilt heute für die Informatik, obwohl deren Bedeutung vielfach unterschätzt wird. Auch in diesem Bereich sollten die folgenden Fragen beantwortet werden.

  •     Wie lange könnte mein Unternehmen auf die Informatik verzichten?
  •     Welchen Schaden würde ein Ausfall für meinen Betrieb anrichten?
  •     Auf welche Funktionen könnte ich wie lange verzichten?

Es liegt auf der Hand, dass die Antworten je nach Branche verschieden ausfallen. Während für den einen Betrieb die Informatik für die täglichen Tätigkeiten unabdingbar ist, wird der Computer bei anderen Firmen nur einmal pro Woche oder Monat benötigt. Umso wichtiger ist es, seine eigene Situation korrekt einzuschätzen und damit die geforderte Verfügbarkeit zu ermitteln. Bei einigen Grossunternehmen entspricht der Abhängigkeitsgrad annähernd dem von Telefon oder Elektrizität. Tagelange Ausfälle werden hier mit 6-stelligen Beträgen beziffert.

Wir arbeiten nach dem Grundsatz: "Nur sorgfältig geplante und dokumentierte Systeme garantieren einen reibungslosen Betrieb".

Konzentration auf das Wesentliche

Ein Kunde auf die Frage, wie viel er von seinen Informatikkosten profitiert: "Wir haben eine Vielzahl von Software auf unseren Systemen installiert. Fragen Sie mich nicht, wozu wir das alles brauchen."

Die Informatikanbieter offerieren bereits heute ein Vielzahl von Technologien und erweitern ihr Angebot täglich. Es ist selbst für Informatik-Experten nicht immer einfach, den Überblick über diese ständig wachsende Palette von Technologien, Produkten und Dienstleistungen zu gewinnen. Letztendlich sollen sie für den optimalen Einsatz in Ihrem Unternehmen bewertet und selektiert werden. Es ist für einen Nicht-Informatik-Spezialisten vielfach verlockend, auf die Angebote in diesem unüberschaubaren Dschungel einzugehen. Nicht selten wird jedoch durch übermässigen Einsatz von Informatik zusätzliche Komplexität geschaffen und dadurch die ursprünglichen Zielsetzungen aus den Augen verloren. Analysen von Kleinunternehmen fördern in der Regel zwischen 3 - 5 wichtige Geschäftsprozesse zu Tage, welche es zu unterstützen gilt. Die Konzentration auf diese Prozesse ist ein wichtiger Bestandteil des wirkungsvollen Einsatzes der Informatik. Oft lassen sich administrative Routinearbeiten automatisieren, so dass die gewonnene Zeit für anspruchsvollere und kreativere Arbeiten genutzt werden kann. Jede Investition in Informatikmittel sollte eine der untenstehenden Fragen bejahen, ansonsten deren Beschaffung schlicht unnötig oder zumindest fragwürdig ist.

  •     Erreiche ich damit Einsparungen?
  •     Kann ich dadurch mehr Umsatz generieren?

Für ADAPTIS Lösungen gilt der Grundsatz: "So viel wie nötig, nicht mehr als notwendig.

Effiziente Nutzung der Investitionen

Ein Kunde auf die Frage, wie hoch sein Informatik-Budget im Jahr betrage: "Die Informatikkosten sind für mich schwer planbar, da die ständig neuen Technologien laufend unerwartete Erneuerungen am System erfordern."

Die eingangs erwähnten Budget-Restriktionen verlangen einen effizienten Einsatz der Mittel. Die Tatsache, dass die Bedeutung der Informationstechnologie als wirkungsvolles Instrument für die Konkurrenzfähigkeit in Zukunft eher noch steigen wird, erfordert Lösungsansätze, welche speziell auf Kleinfirmen zugeschnitten sind. Viele bestehende Lösungen bestechen nicht unbedingt durch deren optimale Abstimmung auf die echten Bedürfnisse des Unternehmens und haben andererseits viel schlummerndes Potential an Funktionen, welches ungenutzt bleibt. Der optimale Einsatz Ihrer Mittel ist eines unserer Hauptanliegen. Dazu gilt es die folgenden Fragen zu beantworten:

  •     Gibt es Prozesse oder Tätigkeiten, bei welchem das Aufwand/Nutzen Verhältnis nicht optimal ist?
  •     Habe ich Funktionen in der bestehenden Software entdeckt, welche eventuell von Nutzen sein könnten?
  •     Sind meine Mitarbeiter befähigt, die eingesetzte Software effizient zu nutzen?

Unser Grundsatz: "Nur wer das Kerngeschäft seines Kunden kennt, kann ihm auch die optimale Lösung anbieten".

Sicherheit

Aussage eines Kleinunternehmers: "Meine Mitarbeiter werden täglich von SPAM-Mails überschwemmt. Der Zeitverlust durch das Lesen, Bewerten und Löschen dieser Nachrichten schlägt sich mittlerweile negativ auf ihre Produktivität nieder."

Die Zuverlässigkeit von vernetzten Systemen mit Internet-Zugriff hängt wesentlich von deren Sicherheit ab. Allzu oft versagen unsicher konfigurierte Systeme und Netzwerke nach unerlaubten Zugriffen über das Internet ihren Dienst und lassen sich nur mit aufwändigen Neuinstallationen wieder in Gang setzen. Angemessene Sicherheitsmassnahmen sollten daher nicht als unnütze Investition, sondern als integrierter Bestandteil der Informatik betrachtet werden. Nicht unwesentlich ist dabei die Tatsache, dass mittels Diebstahl von Firmeninformationen oder deren Missbrauch die Reputation des Unternehmens erheblichen Schaden nehmen kann. Dabei wird auch meist übersehen, dass für jeden Unternehmer gesetzliche Pflichten zum Tragen kommen. Einige wichtige Fragen betreffend Informatik-Sicherheit sind:

  •     Ist der externe Zugriff auf meine Firmendaten genügend geschützt?
  •     Entdeckt mein System unerlaubte Aktionen automatisch und kann es diese blockieren?
  •     Kennen meine Mitarbeiter die potentiellen Gefahren des Internets und können sie korrekt darauf reagieren?

Unser Motto: "Angemessene Informatik-Sicherheit ist kein unnötiger Luxus, sondern integrierter Bestandteil von Informatik-Systemen".